スカウト採用を導入したものの、「試行錯誤を繰り返しても採用が上手くいかない」という採用担当者も少なくないでしょう。
従来の応募型採用とは全く異なる採用手法のため、最初から成果を出すことは難しい傾向があります。
しかし、気をつけるべき点やコツを理解することで、スカウト成功への道が開かれます。
そこで本記事では、スカウト成功のコツ、スカウトメールの開封率・返信率を上げるコツを紹介します。
スカウト採用が注目される理由
スカウト採用が注目される理由を紹介します。
人材市場の競争が激しくなっている
専門職・即戦力人材の獲得に有効
人材市場の競争が激しくなっている
労働人口の減少から人材市場の採用競争が近年激化しています。
優秀な人材は大手企業や有名企業に流れるため、特に中小企業やベンチャー、スタートアップ企業での採用が難しくなっているのが現状です。従来の応募型採用だけでは、企業が理想とする人材の確保が難しくなっています。
スカウト型採用では、企業が求める人材に対して企業からアプローチできることが魅力です。
自社の採用力や手腕次第で、優秀な人材の雇用が可能となります。
専門職・即戦力人材の獲得に有効
スカウト型サービスは、エンジニアや研究職などの専門職や、即戦力人材など難易度の高い採用に有効です。
待っているだけでは応募が来ないエンジニアなどの専門職や、優秀な即戦力人材に直接アプローチできるのです。
また、スカウト型はひとりひとりに合ったアプローチ方法ができるため、採用難度の高い人材も採用できると注目されています。
応募型採用における求人票は細かい条件提示ができませんが、スカウト採用では人材に合った提案が可能。そのため採用難度が高い人材であっても、応募型採用より採用確率を上げられるでしょう。
スカウトを成功させる5つのポイント
スカウトを成功させる5つのポイントを紹介します。
自社にスカウトが適しているか判断する
媒体ごとの開封率・返信率の基準を把握する
KPIを設定して効果測定を行う
ターゲットを明確に絞る
振り返りシートを活用して改善する
自社にスカウトが適しているか判断する
スカウト型採用が適切か否かを判断します。
スカウトは少数採用に向いており、大量採用や、短期間で必ず採用目標人数を達成したい企業には向いていません。
スカウト型採用に適している企業
- 専門性の高い職の採用を目指す企業
- 即戦力人材を少人数採用したい企業
- 自社のペースで採用を進めたい企業
- 採用コストを削減したい企業
スカウト型採用に適していない企業
- 大量採用を考えている企業
- 専門性を重視していない企業
- 即戦力人材にこだわりがない企業
- 短期間で目標人数の採用を成し遂げたい企業
媒体ごとの開封率・返信率の基準を把握する
スカウト型採用を行う際はスカウトメールの送信が必要不可欠です。スカウトメールを送信できる媒体は多くありますが、成功させるためには開封率や返信率を知ることが重要といえます。
スカウト媒体ごとの平均的な開封率や基準は異なります。
開封率や返信率は高いほど良いですが、これらの数値は利用している候補者や企業の特性によっても変化することに注意が必要です。自社と似た特性・属性の企業や人材が利用していなければ、利用しても平均的な開封率は期待できません。
KPIを設定して効果測定を行う
スカウトを成功させるために、現在行っている施策が目標達成のために適しているか図るために、KPIを設定しましょう。
採用活動における最終的な目標に対して現在どの程度クリアしているかを、定量的に把握できます。効果測定を行ったうえで、今後の活動のプランを見直すことも必要です。
ターゲットを明確に絞る
スカウトを成功させるには、ターゲットの明確化は重要です。
特にスカウトメールでは、具体的なターゲティングが必要不可欠といえます。ターゲットに刺さる文章を考え、ターゲットが読むであろう時間帯に送信することで、開封率や返信率の向上が期待できるでしょう。
ターゲットを幅広く設定すると、スカウトメール特有の特別感が薄れます。「あなただから採用したい」と伝えられるよう、最初のターゲット選定は慎重に行うと良いです。
ターゲットを絞る項目例
- 具体的な年齢
- 具体的な学歴
- スキル
- 経歴
- 所持資格
- 勤務条件
- 志向性
- 年収
振り返りシートを活用して改善する
より良いスカウトを行うためには、細かい分析が必要です。
スカウトメールにおける返信率や開封率など数値化できる分かりやすいデータの他、スカウトメールの文章変更やスカウト内容の変更についても検討します。
なぜスカウトメールの文章を変更したのかも記載しておくと、要因分析に役立ちます。
スカウト振り返りシートの項目例
- スカウトメールの件名
- スカウトメールの文章
- スカウトメール配信先の変更
- 件名・文章・スカウト先を変更した理由
- 上記変更時と返信率・開封率の変化の相関を調査
スカウトメールを送る際の7つのコツ
スカウト成功のカギはスカウトメールにあります。次はスカウトメールを送る際の7つのコツを紹介します。
採用したい職種やポジション、企業の特性によって、スカウトメールの内容はカスタマイズが必要となります。本記事で紹介するコツを参考に、自社用にカスタマイズすることがおすすめです。
開封率を上げるために件名に特別感を出す
テンプレートではなく、その人に合った内容の文面を送付する
現場の声を取り入れて文面を作成する
求職者の不安を事前に解消できるようにする
候補者からのメールの返信は迅速に行う
スカウトメールと面談内容のズレをなくす
お昼や仕事終わりの時間を狙ってメールを送付する
開封率を上げるために件名に特別感を出す
スカウトメールの開封率や返信率を上昇させるためには、候補者へのファーストコンタクトとなる件名の特別感が重要です。誰にでも送信している定型文らしい文章では、優秀な人材の気持ちを揺らせません。
特に優秀な人材はあらゆる企業からスカウトをもらっていると考えられるため、特別感など”気になる”要素がなければ開封すらしないでしょう。
テンプレートではなく、その人に合った内容の文面を送付する
スカウトメールを送信する際は、採用したい人ごとに異なる内容の文面を送付するのが成功のコツです。
自動送信や名前部分のみを変えたようなメールと、人材のプロフィールを見たからこそ書けるメールでは返信率が異なります。プロフィールを見なければ書けないメールを送ることで、返信率がグッと高まり採用に近づきます。
現場の声を取り入れて文面を作成する
デザイナーやエンジニアなどのIT・WEB関連など、専門的な技術を必要とする業種には現場の声を取り入れましょう。
実際に募集する人材の立場や気持ちが分からなければ、候補者に刺さるスカウトメールの文章作成は難しいです。返信率を上げて成功をつかみ取るために、現場の声を素直に聞き入れてメールに記載します。
実際の現場の雰囲気、使用しているツールや言語、デザインなどに対する姿勢など、現場の声を聞きながらスカウトメールを作成しましょう。
求職者の不安を事前に解消できるようにする
求職者は現職の業務内容や職場の雰囲気、ライフワークバランス、年収などの条件に不満があるからこそ転職活動を行っています。
しかし多くの求職者が転職に対して不安を持っており、スカウトメールへの返信も慎重になっていると予測できます。
「現職よりも自分に合っていなかったらどうしよう」など、不安はつきません。スカウトメールで不安を解消できるよう情報を足したり、カジュアル面談などのリラックスした話し合いの提案をしたりと、候補者の立場に寄り添うことがスカウト成功のコツです。
候補者からのメールの返信は迅速に行う
候補者対応を迅速に行わなければ、人材が他社に流れる可能性が高いです。
特に優秀な人材の場合は1日に何通もスカウトメールを受信しており、返信に24時間以上かかると採用にたどり着けません。自社に興味があるうちに、合否がつかないカジュアル面談など次のステップの案内を送りましょう。
スカウトメールと面談内容のズレをなくす
スカウトメールと面談の内容にズレがあると、会社全体に対する信用がなくなります。
また採用にこぎつけても、マッチ度が低く早期退職に繋がるでしょう。
そのためにも、スカウトメールは現場の従業員にもチェックしてもらうことがおすすめです。面談にも、現場の従業員をアサインするとズレが最小限になり、入社後の離職率低下も期待できるでしょう。
お昼や仕事終わりの時間を狙ってメールを送付する
スカウトメールは、送信時間も重要です。
業務中や就寝前のリラックスタイムに送信しても、開封率が低い可能性が高いです。なぜなら業務時間中はスマホを開けない可能性が高く他の通知に埋もれ、就寝前はSNSなどを見てゆっくりしたいユーザーが多いから。
お昼休みや退勤時間などにスマホを開き､そのタイミングで通知がいくとベストといえます。
スカウトメールの例文
スカウトメールの例文を紹介します。
良いスカウトメールの件名・本文
悪いスカウトメールの件名・本文
良いスカウトメールの件名・本文
良いポイント
- 件名に代表取締役とのカジュアル面談を入れてインパクトを持たせている
- 具体的な数値を書き込んでいる
- 候補者のパーソナルな特性についても評価しておりプロフィール閲覧したことが分かる
- 自社の公式HPがあり事業内容が分かりやすい、信頼してもらいやすい
- カジュアル面談でネクストステップの敷居が低く設定されており返信率の向上が期待できる
悪いスカウトメールの件名・本文
悪いポイント
- 「あなた」と記載しており、不特定多数に定型文を送信している可能性が高い
- 「特別なスキルは必要ありません」「大々的に募集中」から大量採用である可能性が高い
- 「資格がなくても、入社後に資格取得をすれば大丈夫」から候補者ページ見られていないと予想できる
- スキルや経験について具体的な記載がないため候補者に対する興味が薄いと予想できる
- 企業説明に具体的な説明がなく、企業公式HPの記載もないため信頼感を持ってもらえない
スカウトが上手くいかない時の改善策
スカウトが上手くいかない時の改善策を紹介します。
件名や文面を見直す
スカウトを行う母集団を見直す
スカウト代行サービスを利用して効率的にアプローチをする
件名や文面を見直す
「スカウトメールの例文」「スカウトメールを送る際の7つのコツ」を参考に、件名と文面を見直しましょう。
良いポイントを全てメールに記載すれば良いというわけではなく、自社に合ったアピールポイントを精査しましょう。長くなりすぎたり、視認性が悪かったりすると、返信率は大幅に下がります。
開封率が低い場合は件名と冒頭の文章を、返信率が低い場合はメール文面を見直しましょう。
スカウトを行う母集団を見直す
スカウトメールを送信する母集団の属性や、利用する媒体自体の見直しを行いましょう。
スカウトメールを送信する際に人材データベースで検索を行いますが、この検索が上手くいっていなければ返信率の改善は見込めません。自社が想定するターゲットに送信できているかを確認しましょう。
送信できているのに返信率の改善が見込めない場合は、採用要件を見直します。
スカウト媒体はビズリーチ、Green、Wantedly、AMBI、OpenWork、YOUTRUST、LinkedIn、マイナビスカウティング…など様々存在します。
また、利用する媒体の属性が自社に合っていない可能性もあるため、この点も検討することがおすすめです。
スカウト代行サービスを利用して効率的にアプローチをする
スカウトメールの開封率・返信率の改善が見込めない、一向にスカウトが成功しない場合はノウハウが足りていない可能性が高いです。従来の応募型の採用とはかってが違うため、最初のスカウト採用を成功させるのは困難でしょう。
スカウト代行サービスを利用し採用の専門家にサポートしてもらえれば、理想の採用に近づけます。
スカウト代行の利用により自社にノウハウを蓄積できれば、効率的なアプローチを社内で完結できるかもしれません。
スカウトのコツに関するよくある質問
スカウトのコツに関するよくある質問に答えます。
スカウトメールの開封率が上がらないのはなぜですか？
返信率を上げるためにはどうすれば良いですか？
スカウトメールを送るのに適した時間帯はいつですか？
スカウトメールの開封率が上がらないのはなぜですか？
スカウトメールの開封率が上がらないのは、件名に魅力がない可能性が高いです。
詳しくは「スカウトメールの例文」「スカウトメールを送る際の7つのコツ」をご確認ください。
返信率を上げるためにはどうすれば良いですか？
スカウトメールの返信率が上がらないのは、文章に魅力がない可能性が高いです。
詳しくは「スカウトメールの例文」「スカウトメールを送る際の7つのコツ」をご確認ください。
スカウトメールを送るのに適した時間帯はいつですか？
スカウトメールを送るのに適した時間帯は、お昼休みや退勤の時間帯です。
詳しくは「お昼や仕事終わりの時間を狙ってメールを送付する」をご確認ください。
まとめ
スカウト成功のコツについて紹介してきました。
スカウトを成功させるには、スカウトメールの魅力付けを行うことが重要です。件名、文章、配信時間を試行錯誤し、自社が求める人材に最も適したものを見つけましょう。
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