採用の売り手市場と言われている昨今、攻めの採用と呼ばれるダイレクトリクルーティングを導入する企業が増加傾向にあります。
しかし、その分競争率が高くなり、「スカウトメールの効果が芳しくない」と頭を悩ませている採用担当者も多いでしょう。
本記事では、スカウトメールの返信率の平均値と改善策を徹底解説します。
スカウトメールの返信率を改善することで、質の良い採用が可能となるでしょう。
スカウトメールの返信率の算出方法とは
スカウトメールの返信率は、求職者からの返信数を自社が送信したスカウトメールの数で割って100をかけた数です。
例えば100通送信してスカウトメールの返信が10通であれば、10÷100=0.1、0.1×100=10(％)となります。
最初に【求職者からの返信数÷自社が送信したスカウトメール数】を計算し、その算出された数値に対して100をかけてください。
電卓で計算する際は、誤って計算しないよう、【求職者からの返信数÷自社が送信したスカウトメール数】を計算した後に「＝」で一度計算式を区切るのがおすすめです。
(求職者からの返信数÷自社が送信したスカウトメール数)×100＝スカウトメールの返信率
※①(求職者からの返信数÷自社が送信したスカウトメール数)=X
②X×100＝スカウトメールの返信率
スカウトメールの平均返信率はどれくらい？
スカウトメールの平均返信率は、おおよそ7％です。営業職など人材が多いとされる業種を募集する際は、7％前後の数値を目標とすると良いでしょう。
一方でエンジニアなど需要過多なIT業種などは、1人の求職者に対する企業からのオファーが多いため開封率は低くなります。スカウトメールを多数受信するため、5%を目安にすると良いとされています。
自社が求めている人材の業種の相場を知りたい場合は、厚生労働省が公表している職業別の有効求人倍率を参考にするのがおすすめです。なお、地方の場合は、地域柄にも左右されます。
参考：厚生労働省「職業別＜中分類＞常用計 有効求人・求職・求人倍率」
スカウトメールの返信率が低い原因とは？
スカウトメールの返信率が低い場合に考えられる要因を、5つ紹介します。
明らかにテンプレートであることが分かる
企業のアピールだけに偏っている
ネガティブワードや専門用語を多用している
文章が長い
応募などハードルの高い要求をする内容になっている
明らかにテンプレートであることが分かる
スカウトメールの1番の魅力は特別感であり、明らかにテンプレートを切り貼りしているようなメール内容では返信率が上がりません。
開封してすぐにメールを閉じる求職者も多いので、「開封率は高いのに返信率が低い」という悩みを持っている採用担当者の方は、一度スカウトメールの内容の見直しを行いましょう。
スカウト対象の経歴や名前の部分は変更するなど、少し手間を加えることで返信率の向上が期待できます。
企業のアピールだけに偏っている
スカウトメールの内容が企業のアピールだけに偏っている場合、求職者側から見れば何を言いたいのか全く分かりません。
押しつけがましさを感じて、途中で見ることをやめるでしょう。
スカウトをする際、自社のアピールをすることは悪くありません。しかし、求職者にとってのメリットを書かなければ、自社の良いところの記載はマイナス方向に作用するでしょう。
例えば、「営業利益が右肩上がりで、事業拡大を検討しています」という文面だけで終わらせるよりも、求職者1人1人のプロフィールや希望条件を読み取り、自社で提供できる内容を記載すれば、入社するメリットが伝わります。
ネガティブワードや専門用語を多用している
スカウトメールにおけるネガティブワードを入れたり、専門用語を多用しているスカウトメールは返信率が低い傾向にあります。
スカウトメールにおけるネガティブワードとは、「大量採用」「学歴不問」などがそれに当たります。
スカウトメールは特別感を演出したいものなので、こういった「誰にでも当てはまる」「誰でも代わりはいる」と感じられてしまうようなメッセージはおすすめできません。
また、専門用語は双方の認識の齟齬を予防する効果がありますが、多用すると文面が読みづらくなり、読み手側は読む気をなくしてしまいます。
「詳細はカジュアル面談など、直接会ってお伝えできればと考えております」と、文章以外で伝えるのも一つの手段です。
文章が長い
文章が長すぎると、読み手側は時間を取られるため返信まで時間がかかります。
「きちんと細部まで読んで返信しなければ失礼」と求職者は考え、「時間があるときに返信しよう」と後回しにされてしまう可能性が生じるでしょう。
なるべく簡単で短い内容のほうが返信率は高くなる傾向があります。
ハードルの高い要求をする内容になっている
「応募をお待ちしています」など、具体的な要求をすると返信率はグンと下がります。なぜなら応募は、候補者にとって大きな判断を必要とする項目だからです。
今後のキャリアを決めるかもしれない”応募”という行為を気軽にできないため、「後で考えよう」と後回しにされ、関係が切れてしまうケースも多いようです。
基本的には、「応募」という言葉を使わずに、カジュアル面談など軽めのアクションを誘導することがおすすめです。
スカウトメールの返信率を上げる9つの方法
スカウトメールの返信率を上げる方法を9つ紹介します。
開封率が上がるような件名にする
面談や返信など候補者へ求める行動をシンプルにする
候補者が知りたい情報を簡潔に記載する
年収や勤務地など重要ポイントの明示する
企業情報は簡潔にして興味を引く
候補者に興味を持った理由は明確に記載する
送信者のプロフィールは明記する
ターゲットを絞ったリストを事前に作成しておく
開封しやすい時間に送付を行う
開封率が上がるような件名にする
スカウトメールの中で最初に目にする文章は、挨拶ではなく件名です。魅力的な件名で開封率を上げなければ、返信率の向上は期待できません。
逆に開封率は高いのに返信率は低い場合は、スカウトメールの内容を見直すべきです。次のパートをご覧ください。
具体的な方法
- 候補者の名字を件名に入れる
- 限定案内、特別オファーなどを入れる
- 〇〇様の経歴を拝見しましたと入れる
- 弊社の〇〇のポジションにマッチしていますと入れる
面談や返信など候補者へ求める行動をシンプルにする
スカウトメールの中で、候補者に対して次のアクションを求める企業は少なくありません。
しかし、「ご応募お待ちしております」など、ハードルの高いアクションを求めるのは返信率が低くなる傾向があります。
応募をすることは、候補者にとってはキャリアを決める大きな決断です。いきなりハードルの高いアクションを求めると、「後で決めよう」と後回しになり、そのまま忘れられるケースも少なくありません。
具体的な方法
- 15分ほどの短い時間でのオンラインでのカジュアル面談の場の用意
- 近くのカフェやオフィス内でのカジュアル面談の場の用意
- オンラインでの気軽な質問の場を用意
- 少しでも気になる求職者と繋がるため次のアクションをメールでの返信にする
候補者が知りたい情報を簡潔に記載する
スカウトメールは企業の魅力をアピールする場でもありますが、文章が長くなると求職者は最後まで読んでくれません。
「後で読もう」と思わせてしまうと、返信率が途端に低くなるでしょう。
そのため候補者が知りたい内容を取捨選択し、完結に記載することがおすすめです。
具体的な方法
- 箇条書きを駆使して視覚的に見やすくする
- スマートフォンでも見やすいよう、改行は1～2文ほどで行う
- 仕事内容は分かりやすく書かれているか(専門用語を羅列していないか)
年収や勤務地など重要ポイントの明示する
候補者が知りたい内容としては、給料、勤務地、年間休日数など働く上でダイレクトに重要となるポイントがあげられます。他者との比較で分かりやすい要素であるため、必ず掲載するのがおすすめです。
また、会社によって重要なポイントは異なります。実際に今回の採用期間で募集をかけるポジションの従業員に、入社の決め手をヒアリングすることが参考になるでしょう。
その場合、中途採用など同じ条件の人に聞くことで高い効果が期待できます。
企業情報は簡潔にして興味を引く
企業情報は簡潔に記載することがおすすめです。
企業のアピールだけでスカウトメールが終わると、先述したように候補者に入社するメリットを伝えられません。
情報を取捨選択する方法としては、やはり従業員への入社動機をヒアリングすることが有効です。
入社動機を知ったうえでスカウトメールを書くと、自社が求める人材に響きやすくなり、返信率の上昇に期待できます。
「自社の魅力をさらに伝えたい！もっと伝えたい！」といった場合は、企業の魅力を掲載した自社のメディアURLを貼り付けることが有効です。興味のある人材にのみ見てもらえるため、より高い効果が期待できるでしょう。
候補者に興味を持った理由は明確に記載する
候補者のどの部分を魅力に感じたのか、興味を持った理由は明確に記載しましょう。
スカウトメールの序盤に記載することで、最後までスカウトメールを読みたいと思わせることができます。候補者の転職意欲に火を付けることにもなるため、冒頭に記載することがおすすめです。
経歴を読み、なぜ興味を持ったのか、何に魅力を感じたのかを素直に書き記しましょう。「特に××のスキルを持っていることに対して魅力を感じている」と記載することで、相手に対して期待や関心を持っているという気持ちを伝えられます。
送信者のプロフィールは明記する
送信者のプロフィールは明確に掲載することがおすすめです。
「株式会社〇〇人事部」よりも、「株式会社〇〇人事部 マネージャー ××」と掲載することで、特定の誰かに興味を持ってもらえたと思ってもらえるため返信率の上昇が期待できます。
これは傍観者効果の一種といえるでしょう。スカウトメールを送った時点では、候補者は「誰かが応募するだろう」「いろいろな人に言っているだろう」と自分が渦中にいるとは思っていません。
ここで明確な送信者を示し、候補者を名指しすることで、「自分が期待されている」と感じて当事者のひとりとなってくれます。
企業ページにプロフィールが掲載されている場合は、積極的に自己紹介のURLを掲載しましょう。「話したい！」と思ってもらうことで、返信率が上がる可能性が高いです。
ターゲットを絞ったリストを事前に作成しておく
ターゲットの対象となり得る条件リストを事前に作成し、それ以外の人材にはスカウトメールを送らないようにしましょう。
数を打てば当たるという言葉があるように、実際母数を増やせば結果的に返信の数は上がります。
しかしスカウトメールにおいては、特別感が命。「いろいろな人に手当たり次第メールを送っている」と思われれば、評判が下がるうえに、マッチ度が低い求職者からも返信が来るためよくありません。
基本的には、1時間に最高でも10通程度を目安にして、条件に合う人材のみに想いを込めたスカウトメールを送るのが無難です。
開封しやすい時間に送付を行う
候補者が開封しやすい時間に送付を行うことがおすすめです。
特に候補者が「転職したい」と思っている時間帯に送付できれば、転職意欲が高いため返信率の向上が期待できます。
「朝の通勤ラッシュで電車に乗っている時間に開いてもらいたい」「お昼休憩中に開いてもらいたい」など、具体的な時間帯を狙って行きましょう。また、開封率が高くなる時間帯は業種により異なりますが、18～17時頃が目安です。
具体的な方法
- 8:00頃に送信を行い通勤の時間帯に開封してもらう
- 11:55頃に送信を行い昼休みに開封してもらう
- 17:00台に送信を行い退勤時間を狙って開封してもらう
- 19:00台に送信を行い家でゆっくりしているときに開封してもらう
どうしてもスカウトメールの成果が出ない場合の対処法
「スカウトメールの返信率を上げる9つの方法」を試しても成果がでない場合は、根本的な部分の変更をすることがおすすめです。
ペルソナの設計を見直す
ペルソナの理解を深め、解像度を高める
利用する媒体を変更する
ペルソナの設計を見直す
自社が求める人材のペルソナ設計を見直しましょう。
自社が求める採用要件を見て、ペルソナを設定することで見えてくる部分があるはずです。
ペルソナ設計をする際は、具体的な数値を用いることがおすすめです。例えば年齢を20代後半と設定するのでは無く、28歳と設定します。これらの項目を埋めることで、ターゲットに刺さるスカウトメールの作成ができます。
ペルソナ設計の例
- 年齢
- 学歴
- スキル
- 転職前の年収
- 居住地
- 家族構成
- 実家暮らしか否か
- 休日の過ごし方
- 現職の悩み
ペルソナの理解を深め、解像度を高める
先ほど設定したペルソナ設定を見て理解を深めて、自社が求める人材の解像度を高めましょう。
どのような性格なのか、どのような人物なのかを煮詰めていくことで、スカウトメールの質の向上が期待できます。
まずはペルソナ設計を作ってみるところからはじめてみましょう。今までのスカウトメールの内容と、ペルソナ設計後のスカウトメールの内容を見比べてみることで新たな気づきが生まれるかもしれません。
利用する媒体を変更する
利用する媒体を変更することで、スカウトメールの返信率が急激に改善されるケースもあります。
今使っている媒体の特性とは別のものを利用することで、スカウトメール返信率の改善が期待できるでしょう。
特に専門性の高いポジションの採用を狙っている場合は、人材データベースの規模よりも質を重視することがおすすめです。例えば多種多様な400万人以上のデータベースより、5万人程度の専門性の高い職種特化型のサービスを利用したほうが、返信率が上がる可能性があります。
スカウトメールへの返信率に関するよくある質問
最後にスカウトメールの返信率に関する、よくある質問に対して回答していきます。
スカウトメールの返信率が平均より低い場合、どのように改善すれば良いでしょうか？
返信率が高いスカウトメールを作成するためのポイントは何ですか？
スカウトメールを送るタイミングで返信率は変わりますか？
スカウトメールの返信率が平均より低い場合、どのように改善すれば良いでしょうか？
スカウトメールの返信率が平均より低い場合、スカウトメールの内容、件名、送信時間を見直すことがおすすめです。
本記事の「スカウトメールの返信率を上げる7つの方法」「どうしてもスカウトメールの成果が出ない場合の対処法」をご覧ください。
またそもそもの送信数が多い場合、返信率はどうしても平均より低くなります。送信しているスカウトメールの数は妥当か、そこから考えてみることも重要です。
返信率が高いスカウトメールを作成するためのポイントは何ですか？
返信率が高いスカウトメールを作成するためのポイントは、やはり返信しやすいスカウトメールを作成することです。候補者が行う次のアクションのハードルを低くすることは、最も重要なポイントといえるでしょう。
親しみやすいスカウトメールはもちろんのこと、候補者の立場を考えたスカウトメールを作成しましょう。
スカウトメールを送るタイミングで返信率は変わりますか？
変わります。候補者への通知がいくタイミングで、スカウトメールの開封率は大幅に変わるでしょう。
業種にもよるので、試行錯誤を行うことがおすすめです。通勤時間帯や昼休み、退勤後を狙えるとベストです。ただし退勤後は、リラックスタイムに入らない時間帯までで送信するのが理想といえるでしょう。完全にリラックスタイムの時間帯に送れば、「返信は後で良いや」と思われることもあります。
まとめ
スカウトメールの返信率を上げる方法は、主に9つあります。
本記事の「スカウトメールの返信率を上げる9つの方法」以降を参考に、自社のスカウトメールを見直していきましょう。
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