近年は採用活動の長期化、長きにわたる売り手市場、採用手段の多様化、労働人口の減少などにより、採用が難化しています。採用課題を社内で解決できず、頭を悩ませる人は少なくありません。
そんなときに導入を検討したいのが採用代行サービスですが、「利用価値があるのか」「自社は導入すべきか」と気になる点は多いでしょう。
そこで本記事では、採用代行を利用するメリット・デメリットの他、選び方や注意点を解説します。
採用代行とは
採用代行は、自社の採用業務を、採用を専門とする外部業者に委託することです。
自社の業務を外部に委託するBPO(Busuiness Process Outsourcing)のひとつで、採用に特化した業務委託をRPO(Recruitment Process Outsourcing)と呼びます。
売り手市場の長期化、多様化する採用手段、SNS等による企業知名度の二極化などが要因となり、従来の採用手法では理想の採用がかなわない企業が増えてきました。
採用市場のトレンドを知り、採用手段のアップデートをしなければ競争に勝てません。
採用を専門とする業者に業務を委託、自社の採用課題の共有をすることで、マンパワー不足の解消や質の向上効果が期待できます。
採用代行に依頼できる業務内容とは？
採用代行に依頼できる業務内容は多岐にわたります。
内定者フォローや面接などの業務に長けた特化型のサービス、スカウト特化型のスカウト代行、事務作業から研修まで全般を請け負うサービスまでさまざまです。
採用代行に依頼できる業務内容の例
- 採用計画の策定
・採用課題のヒアリング
・採用戦略・戦術の立案・検討
・市場調査 など - 採用にあたる母集団の形成
・求人原稿制作・スカウトメール制作
・求人掲載の媒体選定と手配
・各業者への連絡 など - 募集の開始、応募者の書類選考
・就職・転職フェアでの企業説明代行
・書類選考
・面接の日時設定 など - 応募者への面接
・面接評価シートの作成
・適性検査の案内
・面接官向けトレーニング など - 内定者へのフォロー
・応募者に対する合否連絡
・社員交流会のセッティング
・内定者とのメッセージ など - 採用の効果測定
・各採用媒体の効果レポートの提出
・データ分析
・歩留まり検証など
採用代行を利用するメリット
採用代行を利用するメリットを紹介します。
採用を除く本来の業務に集中することができる
採用のフローを見直すことでコストの削減が見込める
応募者への対応が素早く行える
拠点が複数ある会社でも採用活動を一括で管理できる
採用に関する知識をもらうことができる
人的リソースがなくても採用活動が可能になる
内定者のフォローアップをすることで辞退を防ぐことができる
相性が悪ければ気軽に採用の担当者の変更が可能
採用のプロに任せることで高いパフォーマンスが期待できる
採用を除く本来の業務に集中することができる
スタートアップ企業やベンチャー企業など、採用担当者が常にいない企業もあります。マンパワー不足が発生したタイミングや、新卒採用時期のみ採用業務を兼業するよう従業員に指示する企業も少なくありません。
しかし、採用手段の複雑化や、SNS普及による知名度の二極化、労働人口の減少などが要因となり、採用業務は近年複雑化しています。そのため、兼業では理想の採用が叶いにくいのが現状です。
従来の業務もおろそかになり、企業の損失に繋がりかねません。とはいえ、採用担当者を新たに雇ったり教育したりするのは、時間・費用共にコストがかさんでしまいます。
採用業務の繁閑の差が激しい企業は、採用代行サービスに採用業務を外部委託することで、損失機会の発生を防ぎ、効率的かつ効果的に採用業務を遂行できるでしょう。
採用のフローを見直すことでコストの削減が見込める
採用フローを見直すことで、自社の採用課題の解決の見込めたり、コスト削減が期待できたりします。
特に以下の課題を持つ企業は、フローの見直しがおすすめです。
- 無駄な業務が多い
- 特定の従業員に業務が偏っている
- 採用媒体利用の効果が薄い
- 内定辞退率が高い
採用代行では、自社の採用フローや採用マニュアルを共有することで、業務効率化のための提案をしてくれます。また、自社が求める人材が採用しやすい採用媒体の選定や採用手法の考案も可能です。
採用代行サービスの手を借りて採用フローを変えることで、課題の解決及びコスト削減に期待できるでしょう。
応募者への対応が素早く行える
近年は1人の人材を複数社が採用したいといった、売り手市場が長期化しています。応募者対応が遅くなれば、応募者対応が早い他の企業に人材を囲い込まれる可能性が高まるといえるでしょう。
応募者対応を採用を専門とした外部事業に委託することで、素早い対応による返信率の向上に期待できます。
返信漏れのリスク軽減、返信が遅れることによる面接辞退を防ぎ、採用の成功確率を上げられます。
拠点が複数ある会社でも採用活動を一括で管理できる
拠点が複数ある会社では、地域ごとの採用市場や特色により採用が難化するケースは少なくありません。また、情報共有の工数がかかるなど手間がかかります。
ひとつのサービスにまとめて採用活動を依頼することで、全拠点の採用状況を一括で管理できます。
特に、地域ごとの採用市場調査、人材リサーチ、事前分析を委託することで、自社の採用にかかる工数を大幅に削減できるでしょう。
採用に関する知識をもらうことができる
採用に関する知識を自社に蓄積できると、採用業務の内製化ができ、自社の採用力の向上が期待できます。
キックオフ、定例ミーティング、採用活動後のレポート効果測定報告に積極的に参加し話を聞くことで、採用に関する知識を蓄積できるでしょう。また、直近の採用市場についてのセミナーや、採用の基本や応用を配信しているサービスも少なくありません。
近年は、内製化サポートが付帯した採用代行サービスもあります。最終的に内製化を図りたい企業は、利用サービスの検討を念入りに行いましょう。積極的にオンラインイベントやセミナーに参加するのもおすすめです。
人的リソースがなくても採用活動が可能になる
採用業務を外部に委託できれば、人的リソースがなくても一定のクオリティの採用活動が可能になります。
近年は、多種多様なサービスが提供されています。YouTube動画制作やX・Instagram運営による採用広報活動、企業説明会代行、ベンチャー特化型の採用媒体など、細かなニーズに対応したサービスが多い傾向です。
そのため、自社が理想とする採用を行うサービスが見つかるでしょう。採用代行サービスを利用すれば、自社に人的リソースがなくても、理想とする採用が叶います。
内定者のフォローアップをすることで辞退を防ぐことができる
内定者フォローアップに強い採用代行サービスを利用することで、内定辞退率の低下が期待できます。
近年は、新卒採用において内定辞退のハードルが低下している傾向があります。複数社の面接を同時に受ける人材は決して少なくないため、内定通知を送っても断られてしまうと悩んでいる企業も多いでしょう。
内定者フォローのプロによるイベントや、人材とのメッセージのやり取りによって、内定辞退率の低下を図ることができます。
相性が悪ければ気軽に採用の担当者の変更が可能
社内で採用を行う場合、採用担当者の業務内容の質が悪かったり成果が出なかったりしても、人材を変えることはなかなか難しいです。「適材適所が良い」と分かっていても、対人関係を考えると簡単に変えるわけにはいかないのが現実でしょう。
しかし、採用代行業者に依頼する場合であれば、短期的な契約なので担当者の変更を依頼することも可能です。
ただし、中には担当者の変更ができないケースもあるため、「問題が発生した場合に担当者の変更はできるのか」を導入前に確認しておきましょう。
採用担当者の変更ができないサービスの場合は、1～3ヶ月など短いプランで契約するとリスクを軽減できます。
採用のプロに任せることで高いパフォーマンスが期待できる
採用に強い外部業者に業務を委託することで、採用におけるパフォーマンスの向上が期待できます。
採用市場のトレンドの把握、各採用媒体の知識、業界/業種ごとの採用手法の選定、内定辞退率・面接辞退率の改善など、自社の採用課題があれば積極的に共有することがおすすめです。
既に社内で採用課題が明確であれば、課題を抱えているフローに強い採用代行サービスに委託しましょう。
- スカウトメール返信率が低い
⇒スカウト専門の採用代行業者 - 内定辞退率が高い
⇒内定フォロー専門の採用代行業者 - ノンコア業務が多くマンパワー不足
⇒事務作業を得意とする採用代行業者 - 面接官のクオリティ向上が課題
⇒面接官トレーニングがある採用代行業者 など
採用代行を利用するデメリット
採用代行を利用するデメリットを紹介します。
採用代行と自社の採用への意識のすり合わせに時間がかかる
かえって余計なコストがかかることもある
採用に関するノウハウやケーススタディが溜まりにくい
直接採用者と話せないことによるミスマッチが起こることがある
情報共有にタイムラグが発生する恐れがある
採用代行と自社の採用への意識のすり合わせに時間がかかる
採用代行業者に自社の業務を依頼する際は、認識の共有やすり合わせ、委託する業務内容や責任の所在に関する打ち合わせに時間がかかります。
自社で行っている業務をまるまる委託する際は、マニュアルの共有を行うことで安定して代行してもらえるでしょう。マニュアルがない企業、マニュアルを更新していない企業は、まずは下記項目を事前に準備しておくと安心です。
時間がかかるポイント
- 採用要件のすり合わせ
- 自社の経営方針や従業員に関する相談や共有
- 採用計画の企画・共有・添削
- マニュアルの作成とアップデート
- 業務を委託する範囲と責任の所在の確認
- 細かい部分における認識のすり合わせ
かえって余計なコストがかかることもある
採用代行に依頼することで自社のマンパワー不足の解消や採用力の向上に期待できますが、使い方によっては余計なコストがかかる可能性があります。
例えば、求める人材が見つからない場合は採用代行への依頼が長期化や、委託したい業務が増加した場合に、予算超過のリスクも考えられます。また、採用代行担当者とのすり合わせに誤解が生じた場合、採用の失敗に繋がるリスクが高まるでしょう。
すり合わせに想定以上の時間が生じるケースもあるため、採用代行業者選びには慎重になる必要があります。
採用に関するノウハウやケーススタディが溜まりにくい
採用代行業者に業務を全て委託し、自社で委託後の業務内容や進捗を把握しきれなければ、ノウハウやケーススタディは蓄積できません。
採用代行業者に業務を委託後は、定期的なミーティングや効果測定報告レポートをもとに自社へのノウハウを蓄積しましょう。ほとんどの採用代行会社は、業務内容や進捗の共有をこまめに行います。
報告に耳を傾け、疑問に思う点は積極的に質問しましょう。
直接採用者と話せないことによるミスマッチが起こることがある
自社と連絡を取っている採用代行サービスの担当者以外が実際の採用業務を担っている場合もあります。
業者との連絡、採用媒体の運営、内定者フォローなど、業務により分業をしている会社は少なくありません。
分業は専門性の高い業務遂行に期待できますが、採用担当者と直接話せないことによるミスマッチのリスクが生じます。
情報共有にタイムラグが発生する恐れがある
採用代行サービスは外部に委託するため、どうしてもタイムラグが発生してしまいます。
情報共有に大幅なタイムラグが発生した際、採用の機会を逃してしまう可能性も生じます。例として考えられるのは、応募者対応においてタイムラグが発生した際、その間に他企業がその人材にアプローチし囲い込むリスクです。
マニュアル化以外のトラブルが発生した際は、対応に遅れる可能性があることには留意しましょう。
採用代行を選ぶ際のポイント
採用代行を選ぶ際のポイントを紹介します。
応募者への対応はプロが行なってくれるのかを事前に調査する
採用に関するセミナーを開催しているか確認する
業務を再委託していないか確認する
従業員数や導入実績から無理な業務を行っていないか判断する
応募者への対応はプロが行なってくれるのかを事前に調査する
採用活動において重要な応募者対応は、プロが行うかを契約締結前にチェックしましょう。
応募者対応は速さも求められますが、丁寧さや相手を尊重する気持ちも重要です。人材とのファーストコンタクトにもなり、企業イメージにも関わります。実績やサンプルがあれば、確認しましょう。
採用に関するセミナーを開催しているか確認する
採用に関するセミナーを開催していると、そのときの採用トレンドや採用の内製化に使える情報の仕入れができます。
ノウハウの蓄積にも役立つため、採用に関するセミナーを開催している採用代行サービスのほうがおすすめです。セミナーの他、個別相談や内製化フォローを行っているかも確認しましょう。
業務を再委託していないか確認する
採用代行サービスを提供している企業内で、採用代行業務を行っているかを必ずチェックしてください。
業務の再委託は、情報漏洩などセキュリティに関するリスクが生じる他、トラブルの責任の所在が曖昧になる危険性があるためです。法律で禁止されているわけではありませんが、トラブルのもとになる点に留意が必要です。
技術不足の補填のために他社へ再委託している企業もあります。
再委託は金額が高く設定されているケースも考えられます。これらの業者を避けるために、契約締結前に書類を確認したうえで担当者に確認してください。
従業員数や導入実績から無理な業務を行っていないか判断する
従業員数や導入実績、サービス提供開始日などを確認し、無理な業務を行っていないか判断することがおすすめです。
ただし、あくまでも参考程度にしておきましょう。採用代行業者が利用している業務効率化のシステムの有無や性能、請け負っている業務量を外部が正確に推測することは難しいのが現状です。
基本的には、従業員数が極端に少なくないか、採用代行企業の従業員口コミを見て稼働時間が極端に長くないかなどを確認できると良いでしょう。
採用代行を依頼する場合の注意点
採用代行を依頼する場合の注意点を紹介します。
どの程度のコストがかかるのかをあらかじめ把握する
どこまでの業務を依頼するのか明確にする
採用フローが社内のルールに適しているかを確認する
定期的なレポートを送ってくれるかを確認する
どの程度のコストがかかるのかをあらかじめ把握する
自社が委託したい業務内容や業務量を明確化し、コストを把握しましょう。その後に実際に気になっている採用代行業者に問い合わせ、ミーティングする機会を設けるのがおすすめです。
複数社から見積もりを出してもらい、実績や使える機能などを含めて利用するサービスを検討しましょう。
どこまでの業務を依頼するのか明確にする
委託したい業務内容や業務量を明確化することで、より詳細な費用対効果の検証が可能です。
採用にかかる全ての業務内容・業務量を明確化するほか、社内でそれらの業務を遂行した際の時間的コストや人件費を算出しましょう。洗い出しを行うことで、依頼すべき業務内容の検討がしやすくなります。
採用フローが社内のルールに適しているかを確認する
採用フローが社内のルールに適しているかを確認します。
採用代行会社における採用フローや理念などが自社とマッチしていると、打ち合わせがスムーズに進むでしょう。
定期的なレポートを送ってくれるかを確認する
定期的なレポート提出がない場合は効果を可視化できないため、費用対効果の検証ができません。
採用代行業者に業務を委託する理由として、採用担当者の業務負荷軽減はもちろん、クオリティ向上も挙げられます。利用価値が低ければ、採用代行業者に委託する意味がありません。
自信を持って定期的にレポート提出をしてくれる採用代行業者を選ぶようにしてください。
採用代行のメリットに関するよくある質問
採用代行のメリットに関するよくある質問に答えます。
採用代行を利用することで、どのようなメリットがありますか？
自社で採用する場合と比べて、どのような違いがありますか？
どのような企業が採用代行を利用するべきですか？
採用代行を利用することで、どのようなメリットがありますか？
採用市場トレンドの正確な把握、採用担当者の業務負荷軽減、コスト削減、クオリティ向上が期待できます。
詳細は「採用代行を利用するメリット」をご覧ください。
自社で採用する場合と比べて、どのような違いがありますか？
社内で解決できない採用課題を共有することで、新たな視点から採用活動に切り込めます。認識のすり合わせに時間はかかりますが、自社の採用担当者が面接などのコア業務に集中できることによる採用クオリティの向上が期待できます。
また、自社が弱い採用過程においてのクオリティ向上も期待できるでしょう。
どのような企業が採用代行を利用するべきですか？
採用に関して悩みを持つ企業すべてにおすすめです。社内で解決できない採用課題を持つ企業、マンパワーが足りない企業、採用業務の繁閑の差が激しい企業、地域ごとの採用トレンドを知りたい企業など、どんな企業でも構いません。相談してみましょう。
まとめ
採用代行を依頼するメリットは多くあります。採用に関して悩みを持つ企業全てにおすすめできるサービスなので、導入を検討している企業はもちろん、気になっている企業は一度サービスを確認することがおすすめです。
近年は採用代行業者が増加傾向にあり、よりニッチで細かいニーズに応えている業者は多い傾向にあります。
自社採用代行の利用価値を少しでも感じた企業は、ぜひ本記事を参考に、サービス選びをしてみましょう。
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