近年は採用手法が多岐にわたっており、採用業務の負荷が高くなっている採用担当者は少なくありません。
採用業務の負荷の軽減、足りないマンパワーの補充、採用力の向上など、採用業務の改善を考えている企業におすすめなのが、RPOサービスの利用です。
本記事では、RPOサービスの概要と導入メリットについて解説します。
RPOとは？
RPO（採用代行）はどんなサービスなのか、採用コンサルティングとどう違うのかを紹介します。
RPO（採用代行）とはどんなサービス？
RPOと採用コンサルティングの違い
RPO（採用代行）とはどんなサービス？
RPOとは、リクルートメント・プロセス・アウトソーシング(Recruitment Process Outsourcing)の頭文字を取った略語です。企業の採用業務を外部に委託することを指し、採用代行や採用アウトソーシングとも呼ばれています。
近年、労働人口の減少により、採用業務もマンパワー不足に悩む企業が増加傾向にあります。
RPO(採用代行)サービスを利用することで採用業務の負荷を低くでき、採用担当者が面接などのコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
具体的な業務内容に関しては、次のパート「RPOで依頼できる具体的な業務内容」をご覧ください。
RPOと採用コンサルティングの違い
| RPOサービス | 採用コンサルティング | |
|---|---|---|
| サービス内容 | 採用業務を実際に請け負う | 採用に関するアドバイスと支援を行う |
| 具体的な業務 | ・面接代行 ・説明会の代行 ・スカウトメールの代行 ・採用に関するノンコア業務代行 | ・採用課題の解決策の提案 ・市場リサーチや分析 ・募集要件の策定支援 ・採用プロセス設計支援 |
RPO（採用代行）サービスは、企業の実務面を徹底的にサポートします。
採用にかかるノンコア業務の代行から、説明会代行、面接代行、説明会の代行など業務は多岐にわたります。
一方で採用コンサルティングは、採用活動における方向性の決定など経営層・採用マネージャーなどと同等の役割を担うことが特徴です。
また企業の採用課題を把握し、あらゆる面からその課題にアプローチを図ります。
ただし、近年は採用活動の設計や募集要件の策定など、採用の根幹から関わるRPO（採用代行）サービスが増えてきました。明確な違いはなくなってきているといえるでしょう。
RPOで依頼できる具体的な業務内容
RPO（採用代行）サービスに依頼できる、具体的な業務内容を紹介します。
募集要件の策定
採用プロセスの設計
採用計画の実行
応募者を集めるための母集団形成
応募者対応と面接の日程調整
応募書類の管理
求人媒体への掲載の管理
内定者フォロー
募集要件の策定
実際の採用市場の状況と理想の採用要件を照らし合わせながら、現実的な募集要件の策定を行います。
採用市場やマーケットの分析、リサーチのプロに依頼することで、より多くの応募が期待できるでしょう。
採用プロセスの設計
企業の採用データとマーケットの状況、近年の採用トレンドなど資料を参考にしながら、今後の採用プロセスを作り上げます。
インターンシップ企画や、システム導入など、包括的に設計します。
ただ、候補者との日程調整やスカウトメール配信など、ノンコア業務のみを行うRPO（採用代行）サービスもあるため、採用プロセスの設計支援があるかは事前に確認しましょう。
採用計画の実行
実際に採用企画を実行します。募集要件の策定や、採用プロセスの設計書をもとに、企業と綿密に打ち合わせをし、説明会、インターンシップなどの実行を行います。
RPO（採用代行）サービスによって、実行できるものに制限があるため契約前によく確認しましょう。
応募者を集めるための母集団形成
企業が求める理想の採用要件を満たす人材を集めるべく、母集団の形成を行います。
求人広告の打ち出し、オウンドメディアの運用、人材紹介、ダイレクトリクルーティングなどあらゆるものを活用して母集団形成に取り組みます。
RPO（採用代行）サービスにより、母集団形成の手法は大きく異なります。自社が求めるターゲットが見つかりやすいだろう採用方法がある場合は、その採用方法に強いRPO（採用代行）サービスを探しましょう。
応募者対応と面接の日程調整
企業の日程と応募者の日程をすり合わせ、面接日程の調整をします。
応募者対応が遅れると、他社に流れてしまい、面接辞退率が上がる可能性が高まります。
応募者とのやり取りをRPO（採用代行）サービスに委託し迅速に対応を行うことで、面接辞退率の改善が期待できるかもしれません。
応募書類の管理
応募者から送付された書類の管理と、応募者管理もRPO（採用代行）サービスの仕事のひとつです。
ただし応募者から送付されたレジュメは重要な個人情報であるため、きちんとセキュリティ体制があるかはチェックしましょう。
求人媒体への掲載の管理
母集団形成において求人媒体などに情報を掲載している場合、それらの管理もRPO（採用代行）サービスの仕事となります。
複数の求人媒体を使用し、継続的に改善を行ってくれることが特徴です。
一度登録して終わりではなく、試行錯誤を繰り返しながらより効果の高い運用を行ってくれます。
内定者フォロー
RPO（採用代行）サービスのノウハウを活かした、内定者フォローサービスも受けられます。内定辞退率の低下が期待でき、採用の質の向上が期待できるでしょう。
定期的な意思確認、入社後の研修内容の説明などを行い、内定者のケアを行います。
ただ、内定者フォローを実施していないRPOもあるので、サービス内容をしっかりと確認しましょう。
RPOが注目される背景
RPO（採用代行）が近年注目されている主な理由として、3つのポイントがあげられます。
採用の難易度が上昇している
人事のリソースが不足している
採用を効率的に行って理想的な人材を探せる
採用の難易度が上昇している
近年の採用市場はもっぱら売り手市場であり、中小企業は特に採用難易度が上昇しているのが現状です。
有効求人倍率（求職者ひとりに対する企業の求人数）は上昇傾向にあり、採用の難易度は高くなっています。
採用担当者が戦略立案や面接などのコア業務に集中するため、事務作業などのノンコア業務を外注する企業が増えてきました。
また近年は、採用のノウハウを蓄積しているRPO（採用代行）サービスも増えています。ノウハウを持つプロに業務を委託することで、採用競争に打ち勝てる可能性が高まります。
人事のリソースが不足している
少子高齢化ないしは労働人口の減少により、そもそもマンパワーが減少傾向にあります。それに伴って人事のリソースが不足しており、外部に採用業務を委託しなければ業務が回らない企業も少なくありません。
パンク寸前で業務を回している状態だと、質の良い採用は見込めません。
RPO（採用代行）サービスを利用することで、人事のリソースを補充します。
採用の難易度が高まっている昨今、人事を補充するのも容易ではありません。またRPO（採用代行）サービスを利用することで、基本的には新たに人を採用するよりもコストがかかりません。
採用を効率的に行って理想的な人材を探せる
採用業務を効率化することにより、自社が求める理想的な人材を探しやすくなります。
外部に採用業務を委託することで、出会える人材の幅が広がるうえに、選考業務に力を入れられます。
コストはかかりますが、採用を効果的に行うことにより、より自社にフィットした人材を探せるのは大きなメリットといえるでしょう。
RPO導入のメリット
RPO（採用代行）サービスを導入するメリットを紹介します。
採用業務の負荷を軽減し、本業務に集中できる
外部の専門機関に依頼することで採用の質を向上させられる
採用後のミスマッチや早期離職を防ぐことができる
採用業務の負荷を軽減し、本業務に集中できる
採用担当者の負荷を軽減し、採用担当者がコア業務に集中できる環境を整えられます。
採用の根幹に関わる人材の選考や面接業務の質があがれば、自ずと採用の質の向上も上がるでしょう。
もちろん外部に委託するにあたり、細かいレギュレーションの確認などすれ違いを防止するためのコミュニケーションは必要になります。
外部の専門機関に依頼することで採用の質を向上させられる
先述したように、近年は採用のノウハウを蓄積したRPO（採用代行）サービスが増加傾向にあります。
外部の専門機関に、採用プロセスの設計や募集要項の策定など採用の根幹に関わる部分について支援を受けられれば、採用の質をグンと上げられる可能性が高まります。
また、母集団形成においても、ノウハウがあるプロに依頼できればより自社にフィットした人材を見つけやすくなるでしょう。
採用後のミスマッチや早期離職を防ぐことができる
採用の質を上げられれば、採用後のミスマッチや早期離職を防げます。
プロに依頼することで、自社にフィットした人材が見つけやすくなるためです。
その他、面接辞退・内定辞退率の低下も期待できるでしょう。質の高いRPO（採用代行）サービスは、応募者対応や内定者フォローも迅速に行ってくれます。より早く応募者対応を行うことで、他の企業に人材を取られる可能性を下げられるはずです。
RPO導入のデメリット
RPO（採用代行）サービスを導入するデメリットを紹介します。
ノウハウが社内に蓄積されにくい
委託範囲や依頼内容を明確にしておく必要がある
セキュリティ対策がされていないとトラブルになる恐れがある
ノウハウが社内に蓄積されにくい
RPO（採用代行）サービスばかりに頼っていると、採用のノウハウが社内に蓄積されにくいです。RPO（採用代行）サービスありきの採用業務となると、自社採用力の向上が期待できません。
定期的にミーティングを開き、ノウハウを共有してくれるサービスを利用することで、ある程度ノウハウが社内に蓄積できます。
数値レポートなど根拠を示したうえで今後の採用計画の提案をしてくれるなど、論理立てて採用業務を伴走してくれるサービスを選ぶことが重要です。
委託範囲や依頼内容を明確にしておく必要がある
RPO（採用代行）サービスを利用する際は、委託範囲や依頼内容を明確にしておかなければトラブルに発展したり予算オーバーしたりする危険性があります。
どこまで候補者情報を開示し、何を委託するのか、依頼内容を明確にしておくことが重要です。
また、ミスが発生した場合責任の所在はどちらにあるのかも考えておきましょう。
基本的に、後から依頼内容を変えられるサービスが多いです。まずは簡単な業務だけ委託し、結果を見て後から業務依頼の増やすことも基本的にできるでしょう。
セキュリティ対策がされていないとトラブルになる恐れがある
RPO（採用代行）サービスを利用するにあたり、セキュリティ体制が強固かは重要です。
採用業務では、個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策がないと個人情報漏洩などトラブルに発展する可能性があります。
万が一個人情報が漏洩した際はどのような対応になるのかなど、事前に聞いておくことがおすすめです。
特に、社員ではなくフリーランスに業務を委託するRPO（採用代行）サービスは、セキュリティ面に課題があるケースがあります。
RPO導入に向いている企業とは？
RPO（採用代行）サービスを利用すべき企業について紹介します。
採用リソースが不足している企業
採用目標が達成できていない企業
採用数の急増に対応する必要がある企業
採用リソースが不足している企業
RPO（採用代行）サービスは、やはり採用リソースが不足している企業に向いています。
採用リソースが足りていないと、質の良い採用ができません。巡ってきたチャンスを掴める余裕がないと、採用も上手くいかないでしょう。
マンパワーが足りていない企業は、RPO（採用代行）サービスの利用を検討しましょう。
採用目標が達成できていない企業
採用目標が達成できず、採用課題を抱えている企業は外部の企業に支援してもらうことも視野に入れましょう。
第三者の介入によりテコ入れをすることで、新たな視野が開けるかもしれません。
また採用のプロに見てもらうことで、自社の見落としていたポイントなどもきちんと洗い出せます。
自社のみで採用をすることに限界を感じている企業や、採用目標をどうしても達成しなければいけない企業は、RPO（採用代行）サービスの利用を検討しましょう。
採用数の急増に対応する必要がある企業
採用数が急増した場合は、マンパワーが足りなくなる懸念が生じます。
また大量採用と少数採用では、ノウハウも異なります。採用大量に関するノウハウを持つRPO（採用代行）サービスに依頼することで、大量でありながらも質をキープした採用が期待できるでしょう。
またRPO（採用代行）サービスに業務を委託することで、採用担当者が面接や戦略立案などのコア業務に集中できます。
RPOに関するよくある質問
RPO（採用代行）サービスに関する、よくある質問について紹介します。
RPOサービスを導入すると、費用はどのくらいかかりますか？
RPOと人材紹介の違いは何ですか？
RPOを利用した場合のセキュリティ対策について教えてください。
RPOサービスを導入すると、費用はどのくらいかかりますか？
RPOサービスの導入にかかる費用は、企業が依頼したい業務により異なります。基本的にはノンコア業務よりも、コア業務のほうが単価が高くなる傾向にあります。
面接日のすり合わせや合格者への合否連絡などは、ボリュームによりますが月5万円程度から依頼できるサービスもあります。
面接シートの作成や面接代行は、1回ごとに金額を設定しているサービスもあります。
RPOと人材紹介の違いは何ですか？
人材紹介とは、企業の採用要件を人材紹介会社がヒアリングし、適合する人材を紹介する採用方法です。基本的に紹介のみの業務となり、RPOサービスとは全く異なるものです。
業務を委託したい企業は、RPOサービスを利用しましょう。
RPOを利用した場合のセキュリティ対策について教えてください。
RPOサービスを利用する場合、自社の機密情報をRPO（採用代行）サービスを提供する企業に与えることになります。また応募者の個人情報も、サービス提供企業が所持します。
そのためRPO（採用代行）サービスを提供する企業のセキュリティ体制は重要です。過去のトラブルはないか、利用企業が極端に少なくないか、担当者のPC管理状況を確認し、なるべくISMSやPマークなどの認証を保持しているサービスを利用することがおすすめです。
まとめ
RPO（採用代行）サービスは、企業のマンパワー支援の他、採用にかかるあらゆる業務を担ってくれます。
採用業務の負荷が高い企業、マンパワーが足りない企業、採用の質に関する課題を抱えている企業は、一度サービスの利用を検討しましょう。
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